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Inviter un stagiaire de formation ou de recherche

Vous souhaitez faire venir un étudiant canadien (hors Québec) ou international pour un stage? ce dernier devra être inscrit comme stagiaire de formation ou de recherche pour avoir un statut d’étudiant à l’Université Laval et les avantages qui s’y rattachent.

paysage de collines

Depuis le 15 octobre 2021, tous les étudiants, incluant les stagiaires postdoctoraux, les moniteurs cliniques et les stagiaires de formation ou de recherche, doivent être adéquatement protégés contre la COVID-19 pour pouvoir accéder à un établissement de santé et de services sociaux ou à un centre de recherche attenant à un tel établissement dans le cadre de leur stage au Québec.

Il est de la responsabilité de l'étudiant invité pour un tel stage de se conformer à l’exigence de protection adéquate contre la COVID et à présenter sa preuve de statut vaccinal au Bureau du registraire au moment de son inscription. L’étudiant qui n’est pas adéquatement protégé ne pourra pas être inscrit, ni faire son stage.
 

Critères d'admissibilité de l’étudiant au SFR

  • Être étudiant dans une université canadienne hors Québec ou un établissement à l’étranger.
  • Être invité par un professeur et bénéficier de sa supervision durant son séjour.
  • Mener avec succès les démarches d’immigration temporaire pour les stagiaires qui ne sont pas canadiens ou résidents permanents du Canada.
  • Être adéquatement protégé contre la COVID-19 si dans le cadre de son stage il doit  accéder à un établissement de santé et de services sociaux ou à un centre de recherche attenant à un tel établissement. Le stagiaire qui n’est pas adéquatement protégé ne pourra pas faire son stage.

Important

  • Le statut de stagiaire de formation ou de recherche ne peut être prolongé au-delà de 12 mois. Si toutefois votre stagiaire a  reçu une bourse d’excellence de son gouvernement  (CSC, CAPES, JSPS…) pour un séjour de recherche d’une durée supérieure à 12 mois, veuillez contacter le Bureau international à l’adresse : etudiantsentrants@bi.ulaval.ca.

Le statut de stagiaire au SFR

  • Le stagiaire de formation ou de recherche est inscrit à l’Université Laval
  • Le stagiaire de formation ou de recherche obtient la carte d’identité ULaval et bénéficie de tous les avantages qui s’y rattachent: possibilité d’emprunter des ouvrages à la bibliothèque, accès gratuit aux installations sportives, accès aux résidences universitaires, Internet sans fil sur le campus, etc.
  • Le stagiaire de formation ou de recherche ne paie pas de droits de scolarité.

Dans le cadre de ses activités de stage, le stagiaire est couvert par les assurances de responsabilité civile et professionnelle souscrites par l’Université, mais doit payer les frais d’assurance maladie et hospitalisation s’il n’en est pas exempté. 

Procédure d’invitation

  1. Si votre stagiaire est un étudiant étranger qui vient de l’extérieur du Canada : vous devez lui demander de prendre connaissance de la page Stagiaires et travailleurs étrangers invités à l’Université Laval et de signer le formulaire d'engagement et vous le renvoyer avant de commencer vos démarches d’invitation (intranet des ressources humaines)  avec votre répondant facultaire.
  2. Vous devez préparer et faire signer une convention de stage qui encadre les activités de votre stagiaire.

La convention de stage doit être signée par l’Université Laval et l’établissement d’attache de votre étudiant.  

3. Vous devrez lui envoyer une lettre d'invitation et, si requis, une lettre d'appui.

Le superviseur ou la superviseure de stage pourrait avoir à répondre à des questions de l’Agence des services frontaliers du Canada.

4. Informez votre stagiaire étranger en provenance de l’extérieur du Canada, qu’il trouvera les informations relatives à son arrivée sur la page Stagiaires et travailleurs étrangers. Il est à noter qu'il a l'obligation, au moins une semaine avant son arrivée, de compléter le formulaire de confirmation d’arrivée.

5. Signer le formulaire d’inscription du bureau du registraire que vous soumettra votre stagiaire. L’information relative au lieu du stage a été ajouté afin de pouvoir vérifier le statut vaccinal des stagiaires devant accéder à un établissement de santé et de services sociaux ou à un centre de recherche attenant à un tel établissement dans le cadre de leur stage au Québec.

Accueil et inscription à l’arrivée

La première démarche à entreprendre pour votre stagiaire sera de procéder à son inscription au Bureau du registraire.

Votre stagiaire ne pourra débuter son stage qu'à la réception du courriel de confirmation du Bureau du registraire, d'où l'importance de transmettre les documents relatifs à l’inscription quelques jours à l’avance.